Privacyverklaring

Berkel-B is een organisatie met deskundigheid in het verlenen van zorg binnen de vergoede dyslexiezorg en Jeugd GGZ, welke beiden vallen onder de Jeugdwet. Wanneer je te maken hebt met hulpverleners in de gezondheidszorg, wil je graag volledig op hen kunnen vertrouwen. Wij vinden het belangrijk dat er op zorgvuldige wijze met persoonsgegevens van onze cliënten (en hun vertegenwoordigers) en scholen wordt omgegaan. Je moet er op vertrouwen dat onze deskundigheid op orde is en dat jouw privacy beschermd is. Berkel-B houdt zich dan ook strikt aan Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die vanaf 25 mei 2018 van kracht is. Dit betekent dat wij:

• Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij jouw persoonlijke gegevens verwerken, via deze privacyverklaring;
• Zo min mogelijk persoonlijke gegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden;
• Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van jouw persoonlijke gegevens, mocht toestemming verplicht zijn;
• Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonlijke gegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken;
• Jouw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van jouw bij ons verwerkte persoonsgegevens.

Wij borgen jouw privacy via drie basisafspraken en informeren je over de uitzonderingen:

• Geen derden

De wet is de basis van ons privacy beleid. De gegevens over jouw gezondheid en over andere omstandigheden zijn privé en dat moet ook zo blijven. Daarom verstrekken we persoonlijke gegevens niet aan derden.

• Recht op inzage en correctie

Je hebt recht op inzage van jouw gegevens. Ook kun je een kopie krijgen van de gegevens zoals ze bij ons bekend zijn. Jouw behandelaar kan je hierbij helpen. Wanneer gegevens in jouw dossier onjuist zijn, dan kun je schriftelijk een correctie aanvragen. Binnen vier weken hoor je of aan jouw verzoek kan worden voldaan. Deze route lijkt misschien wat formeel. Wij doen dit echter bewust: een formele en controleerbare afwikkeling voorkomt misbruik en misverstanden.

• Bescherming tegen verlies

Wij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Uiteraard hebben de mensen, die binnen de Berkel-B toegang tot jouw gegevens hebben, een geheimhoudingsplicht. Dit is o.a. ook vastgelegd in de WGBO en de Beroepscodes.

Bijzondere situaties voor toegang tot jouw gegevens

In de praktijk bestaan ook uitzonderingen op onze drie basisafspraken. Zo kan het namelijk gebeuren dat anderen toch inzage krijgen in jouw gegevens. Dat kan in de volgende bijzondere situaties.

• Soms raken er andere hulpverleners betrokken bij de zorgverlening die je ontvangt. Via jouw behandelaar nemen deze mensen dan kennis van jouw gegevens. Dat is nodig, omdat zij anders in jouw belang hun werk niet goed kunnen doen. In veel gevallen wordt er toestemming gevraagd aan je.
• Gelukkig is het vrij uitzonderlijk, maar het kan voorkomen dat er een situatie ontstaan waarin de gezondheid van een cliënt echt op het spel staat. Dit kan zijn wanneer er sprake is van levensgevaar of mishandeling / huiselijk geweld. In deze ernstige situaties staat de gezondheid van de cliënt voorop en wisselen wij informatie uit voor passende zorg. Wanneer het kan zullen wij altijd mededelen dat wij gegevens gaan delen.
• Er bestaan ook wettelijke verplichtingen of een rechtelijke uitspraak die een reden kunnen zijn dat wij gegevens moesten afstaan.

In alle andere situaties zijn en blijven jouw gegevens voor derden buiten beeld, tenzij je zelf aangeeft dat je er geen bezwaar tegen hebt dat iemand anders jouw persoonlijke gegevens onder ogen krijgt. Dit leggen we vast, veelal in een toestemmingsverklaring.

Wie is er verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

Berkel-B is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens die in het kader van de aanmelding/diagnose/behandeling worden verwerkt.

Verwerking persoonsgegevens

Wanneer je gebruik maakt van onze dienstverlening verkrijgen wij verschillende soorten persoonsgegevens van jou. Per onderwerp wordt aangegeven welke gegevens wij van je verkrijgen en voor hoe lang wij deze gegevens bewaren, met welk doel dit gebeurt en op basis van welke grondslag. Indien je vragen hebt of wilt weten wat we precies van jou bijhouden, neem dan contact op met ons via de gegevens onderaan deze verklaring.

Wij verwerken jouw gegevens om jou de best mogelijke behandeling te bieden en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (o.a. Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg en de Jeugdwet). Jouw gegevens worden (tenzij je daar expliciet toestemming voor geeft) uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor deze zijn verzameld. Specifieke doeleinden voor het verwerken van jouw gegevens zijn:

• Het uitvoeren van de geneeskundige behandelingsovereenkomst;
• Bevordering van kwaliteit en veiligheid van de zorg;
• Declareren van de behandeling;
• Behandelen van klachten, geschillen, incidenten en calamiteiten;
• Verrichten van (statistisch) onderzoek;
• Onderwijs en opleiding van medewerkers;
• Bedrijfsvoering, wettelijke taken en/of verplichtingen
• Onderhouden van contacten;
• Toegang tot en beveiliging van de informatiesystemen;
• Bescherming van cliënten, medewerkers, bezoekers, gebouwen en goederen.

Wat voor persoonsgegevens verwerken wij van jou?

Contact- en aanmeldformulier
Wij bieden een online contactformulier aan waar wij jou zullen vragen om gegevens in te vullen, zodat wij contact met je kunnen opnemen. Ook bieden wij een online aanmeldformulier aan waar wij jou zullen vragen om gegevens in te vullen, zodat wij een elektronisch dossier kunnen aanmaken, de benodigde informatie kunnen opsturen en contact met je kunnen opnemen.

In de Toestemmingsverklaring vragen wij nog aanvullende gegevens uit.

• Naam, geslacht, geboortedatum en plaats, contactgegevens zoals e-mail adressen en telefoonnummers (ook van gezaghebbenden (veelal ouders) en scholen).
• BSN, nummers identiteitsbewijzen.

Nieuwsbrieven
Op onze socials lees je nieuwtjes, tips en informatie over onze diensten. Ook maken wij gebruik van quotes en ervaringsverhalen van cliënten, ouders en derden (zie onderdeel Referenties). Wanneer je ons volgt op de socials verschijnt onze content op jouw tijdlijn.

Medicore
Wanneer wij de zorg opstarten, dan betekent dit ook dat wij een elektronisch dossier aanleggen (dossierverplichting). Hiervoor maken wij gebruik van het MCEPD platform vanuit Tenzinger.

Asgaard Saga (behandeling vergoede dyslexiezorg)
In de behandeling van de vergoede dyslexiezorg maken wij gebruik van het behandelprogramma Asgaard Saga, waarvoor wij voor ouders (gezaghebbenden), het kind en de school (met toestemming van gezaghebbenden) een account aanmaken.
Wij verwerken voor de toegang tot het behandelprogramma de volgende gegevens:

• Accountgegevens
• Voor- en achternaam
• E-mailadressen

Behandeling

Om de gevraagde/benodigde zorg te kunnen bieden, verwerken wij persoonsgegevens. Wij zullen hiervoor, indien het zorg betreft, een (behandelings-)overeenkomst met je aangaan. Gegevens die wij van ouders en cliënt verwerken zijn NAW gegevens (Naam, Adres en Woonplaats), telefoonnummer en e-mailgegevens, burgerlijke staat, geboortedatum, BSN, leef- en woonsituatie, nationaliteit, dit voor onze bedrijfsvoering, uitvoering van de zorg en om contact met je op te kunnen nemen.
Daarnaast leggen we tijdens het behandeltraject gegevens over de behandeling vast, zodat we een goede zorgverlening kunnen garanderen. Ook gebruiken we de gegevens voor administratieve doeleinden zoals het BSN-nummer voor verantwoording naar de gemeente.

Wettelijke bewaartermijn dossier

Wij bewaren jouw dossiergegevens 20 jaar, conform de ‘Wet inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst’ (WGBO).

Referenties

Op onze websites presenteren wij verschillende ‘ervaringsverhalen’ over onze dienstverlening. Wij proberen jou op deze manier een volledig beeld te geven van onze behandelingen en hoe onze cliënten ons in de praktijk beoordelen. Hiervoor gebruiken wij de naam van de deelnemer en soms de leeftijd. Wij hebben deze gegevens nodig om de referentie te beoordelen en te verwerken op de website. De grond voor het verwerken van deze gegevens is toestemming: alle recensenten wordt nadrukkelijk om toestemming gevraagd alvorens een referentie wordt geplaatst op onze website. Deze toestemming kunnen de recensenten en overige betrokkenen te allen tijde gemakkelijk weer intrekken door contact met ons op te nemen. Wij bewaren de gegevens totdat deze de relevantie hebben verloren. Wanneer de toestemming is ingetrokken verwijderen wij direct alle gegevens.

Werken bij

Je kunt bij Berkel-B solliciteren. Hiervoor dien je onze aparte ‘werken bij’ website te bezoeken: https://www.werkenbij.berkel-b.nl/. Wanneer je bij ons solliciteert verzamelen wij jouw NAW-gegevens, contactgegevens, CV en de inhoud van jouw motivatiebrief. Deze gegevens verwerken wij om jouw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, en – als je bij ons komt werken – om jouw arbeidsovereenkomst te kunnen uitvoeren.

De sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal vier weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens, zodat wij nog contact met je kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Wanneer we op dit moment geen functie kunnen aanbieden, maar verwachten dat er in de nabije toekomst een geschikte functie voor je vrijkomt bij ons, bewaren wij, uiteraard met jouw toestemming, jouw sollicitatiegegevens nog 6 maanden. Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen.
Indien je bij ons komt werken, bewaren wij jouw sollicitatiegegevens in het personeelsdossier. Dit dossier wordt bewaard zo lang dit noodzakelijk is.

Wie hebben er toegang tot jouw persoonsgegevens?

Iedereen binnen Berkel-B die direct bij jouw behandeling betrokken is, heeft toegang tot de gegevens die ze hiervoor nodig hebben. Als je een andere behandelaar krijgt en je hiertegen geen bezwaar heeft, nemen wij aan dat je het geen probleem vindt als persoonsgegevens aan die behandelaar verstrekt worden.

Het kan voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens aan andere bedrijven of instellingen verstrekken, omdat:

• wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
• dat nodig is om de overeenkomst met jou uit te voeren;
• jij hier toestemming voor geeft;
• wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben;
• wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

De partijen die in onze of jouw opdracht persoonsgegevens verwerken, zijn:

• IT-leveranciers en -dienstverleners
• Betalingsdienstverleners
• Zorgverleners
• Verwerkers nieuwsbrieven

Om onze diensten te kunnen verlenen, kan Berkel-B jouw persoonsgegevens verstrekken aan partijen die zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Berkel-B doet dit alleen indien er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit betekent bijvoorbeeld dat we een modelovereenkomst van de Europese Commissie gebruiken of afspraken maken over de omgang met persoonsgegevens.

Vanuit de wet zijn wij verplicht persoonsgegevens te delen met toezichthouders of andere partijen. Het gaat dan om:

• Gemeenten: met wie wij een contract hebben gesloten, die het recht hebben om een controle uit te voeren, waarbij ze gegevens die wij opslaan mogen inzien. De gemeente vergoed de zorg en is verplicht om toe te zien of de juiste zorg aan de juiste burger wordt gegeven en wil daarom op verschillende momenten door een zorgaanbieder geïnformeerd worden. Ook mogen ze informatie bij jou zelf ophalen. Dit is vastgelegd in de Jeugdwet. Als zorgaanbieder verstrekken wij daarom bij inschrijving naam en Burger Service Nummer (BSN) van onze cliënten aan de gemeenten.
• De Nederlandse Zorgautoriteit (NZa): Om een goed beeld te krijgen van welke zorg in de toekomst nodig is, gaat de Nederlandse Zorgautoriteit gegevens verzamelen over de zorgvraagtypering. Ze gebruiken die informatie om te kijken wat er nodig is om bepaalde groepen cliënten goed te helpen en weten zo beter wat het kost om dit mogelijk te maken. We moeten deze gegevens volgens de wet doorgeven. De Nederlandse Zorgautoriteit weet niet wie welke behandeling krijgt of waar iemand woont.
• Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS): Voor het onderzoek Jeugdhulpaanbieders is Berkel-B verplicht gegevens aan te leveren over de jeugdhulp die wij in natura verstrekken. Daarnaast zijn wij in sommige gevallen verplicht de scores op outcome-criteria aan te leveren. Dit is vastgelegd in de Jeugdwet.
• Andere Toezichthouders: bijvoorbeeld de Inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) of de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) wanneer dit nodig is om hun toezichthoudende taak uit te kunnen voeren.

Wat doen we om jouw persoonsgegevens te beveiligen?

Verantwoord omgaan met persoonsgegevens valt of staat met een goede beveiliging van deze gegevens. Als de beveiliging niet goed geregeld is, kan dit bijvoorbeeld leiden tot een datalek. Waardoor het risico ontstaat op bijvoorbeeld identiteitsfraude. Elke organisatie die persoonsgegevens verwerkt, moet zelf bepalen welke beveiligingsmaatregelen nodig zijn. Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Wij beveiligen onze informatiesystemen volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging in de zorg zoals weergegeven in de ISO9001:2015 en wij maken hierover ook afspraken met onze dienstverleners die zich moeten houden aan kwaliteitsnormen. Ons personeel en dat van onze leveranciers wordt geïnstrueerd in het veilig omgaan met jouw gegevens. Jouw persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor diegenen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoer van hun werkzaamheden. In het kader van de behandelingsovereenkomst zijn dat o.a. orthopedagogen (-Generalist), (GZ-)psychologen, zorgadministratie, maar ook medewerkers van ondersteunende diensten zoals (financiële) administratie en beheerders van informatiesystemen. Medewerkers die in opdracht van onze organisatie betrokken zijn bij de verwerking van jouw gegevens, hebben een geheimhoudingsplicht.

Als we jouw gegevens gebruiken voor onderzoek zullen we jouw gegevens zoveel mogelijk pseudonimiseren of zelf anonimiseren waardoor deze niet (direct) naar jou herleidbaar zijn. De websites van Berkel-B maken gebruik van een betrouwbaar SSL Certificaat om te borgen dat jouw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen. Indien je denkt aanwijzingen te hebben dat er misbruik is gemaakt van de verzamelde gegevens, neem dan contact met ons op. Onze contactgegevens staan onderaan deze verklaring.

Datalek

Wat is een datalek? Bij een datalek gaat het om toegang tot persoonsgegevens zonder dat dit mag of zonder dat dit de bedoeling is. Waarbij de oorzaak een inbreuk op de beveiliging van deze gegevens is. Ook het ongewenst vernietigen, verliezen, wijzigen of verstrekken van persoonsgegevens door zo’n inbreuk valt onder een datalek.
Enkele voorbeelden van een datalek zijn:

• persoonsgegevens die aan een verkeerde geadresseerde zijn verstuurd;
• inzage in een medisch dossier door een onbevoegde medewerker;
• het verlies van een USB-stick met niet-versleutelde persoonsgegevens;
• een cyberaanval waarbij persoonsgegevens zijn buitgemaakt;
• een besmetting met ransomware (gijzelsoftware) waarbij persoonsgegevens ontoegankelijk zijn gemaakt.

Er zijn 3 soorten datalekken:

1. Inbreuk op de vertrouwelijkheid: persoonsgegevens zijn openbaar gemaakt of er is toegang geweest tot persoonsgegevens. Dit is gebeurd door iemand die daartoe niet bevoegd is. Of dit is per ongeluk gebeurd. 

2. Inbreuk op de integriteit: persoonsgegevens zijn gewijzigd door iemand die daartoe niet bevoegd is. Of dit is per ongeluk gebeurd. 

3. Inbreuk op de beschikbaarheid: de organisatie waar het datalek is (geweest) kan niet meer bij de persoonsgegevens komen. Of de gegevens zijn vernietigd. Dit is gebeurd door iemand die daartoe niet bevoegd is. Of dit is per ongeluk gebeurd. 

Afhankelijk van de omstandigheden kan een datalek in meer dan een van deze categorieën vallen.

Een datalek kan iedere organisatie overkomen. Binnen Berkel-B hebben wij beveiligingsmaatregelen getroffen die afgestemd zijn op onze organisatie. Als er toch een datalek is, dan ondernemen wij zo snel mogelijk actie. Hiervoor hebben wij een intern werkproces opgesteld en geïmplementeerd.

Jouw rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens

Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van je hebben, kun je altijd contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens onderaan deze verklaring.

Je hebt de volgende rechten:

• Recht op inzage: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van je verwerken, in te zien;
• Recht op rectificatie: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van je verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn;
• Recht om jouw toestemming in te trekken: je kunt jouw toestemming altijd eenvoudig intrekken;
• Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens;
• Recht op verwijdering: je kunt ons verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen;
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heb je het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te laten overdragen naar een derde partij;
• Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kun je verzoeken om het verwerken van jouw persoonsgegevens (al dan niet tijdelijk) te beperken wat betekent dat wij minder gegevens van je verwerken;

Bij jouw verzoek kunnen wij je vragen om je te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat jij de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren. Afhankelijk van de informatie die we van jou hebben, kunnen wij je vragen om dit te doen door het meesturen van een kopie van een geldig legitimatiebewijs. Belangrijk is dat je hierbij jouw BSN en pasfoto afschermt. Wij zullen in principe binnen vier weken aan je verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkenen of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij je daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Gemeente en privacy

Zoals reeds aangegeven heeft de gemeente – die de zorg betaald – een plicht om toe te zien of de juiste zorg aan de juiste burger wordt gegeven. Om de zorg te toetsen wil de gemeente wel graag globaal weten met welke vraag haar burgers bij Berkel-B in zorg zijn gekomen.

Kwaliteitscontrole op dossier

Berkel-B is ISO gecertificeerd en heeft het Keurmerk vanuit het Nederlands Kwaliteitsinstituut Dyslexie (NKD). Om de kwaliteit van onze zorgverlening te kunnen blijven garanderen vinden er interne én externe kwaliteitscontroles plaats. Tijdens deze kwaliteitscontroles is het nodig dat een aantal zorgdossiers wordt ingezien. Accrediteringsinstanties en eventuele consultants/auditoren, die de kwaliteit van de dienstverlening beoordelen, kunnen om die reden je zorgdossier inkijken. Beide controles vinden jaarlijks plaats. Auditoren zijn net als zorgverleners gebonden aan hun geheimhoudingsplicht. Wanneer je bij ons in zorg komt, wordt vooraf een toestemmingsverklaring ingevuld. Hierop kan je aangeven of je zorgdossier ingezien mag worden voor externe kwaliteitscontroles. Mocht je toestemming hebben gegeven, maar dit later toch wilt intrekken, dan is dat uiteraard mogelijk. Dit kan door de zorgadministratie van Berkel-B hier schriftelijk van op de hoogte te brengen.

Interne kwaliteit

Het werken in de zorg en het onderwijs is altijd volop in beweging. Om onze zorg goed te kunnen uitvoeren, is het belangrijk dat wij als organisatie en onze zorgprofessionals in ontwikkeling blijven. Wij vinden dat deskundigheid niet alleen voortkomt uit traditionele opleidingen, maar dat het ook zit in een goed leerklimaat, structuur en aanbod. Leren in de praktijk betekent naast individueel leren dat er ook aandacht en faciliteiten zijn voor teamleren en organisatieleren. Om dit te kunnen bewerkstelligen kan het zijn dat een andere zorgprofessional meekijkt met je behandelaar. Het kan ook zijn dat (delen van) de zorgactiviteit door de zorgprofessional wordt opgenomen ten behoeve van het eigen leerproces. De opname wordt in de interne intervisie besproken met andere zorgprofessionals van Berkel-B. De opname wordt direct na de intervisiebijeenkomst verwijderd. Daarnaast vinden wij het belangrijk dat afgestudeerde zorgprofessionals bekwaam de arbeidsmarkt opgaan. Dat is de reden dat wij een masterstageplek aanbieden. Ook stagiaires kunnen meekijken met je behandelaar en/of zij voeren onder supervisie van een gekwalificeerde zorgprofessional (delen van) de zorg uit.

Vragen of een klacht indienen

Indien je vragen hebt, of een klacht in wilt dienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens, kun je altijd contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring. Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren dit verder met je. Als je vindt dat wij jou niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder. Voor Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Publicatie en wijzigingen

Deze privacyverklaring is gepubliceerd op 01-11-2023 en zal indien daar aanleiding toe is worden gewijzigd. Wijzigingen worden gepubliceerd op deze website.

Contactgegevens

Handelsweg 11B, 7251 JG Vorden.

E-mail:            info@berkel-b.nl

Telefoon:         0573-257696